在复印机租赁决策中，设备成色是一个常被忽视但影响深远的因素。同样型号的机器，全新机、展示机、二手机的月租可能相差30%至50%，但在故障率、耗材寿命、打印质量、使用寿命上也存在明显差异。本文从三种成色的定义、性能对比、成本分析、适用场景、合同要点五个维度，客观对比全新机、展示机、二手机的差异，帮助企业选择合适的租赁方案。
一、三种成色的定义
全新机：
- 从工厂出厂后未经使用的全新设备
- 包装完整，配件齐全，零打印量
- 享受厂家完整保修（通常1至3年）
- 租赁商从厂家或总代理采购，成本最高
展示机（样机/演示机）：
- 用于展厅展示或客户演示的设备
- 使用时间较短（通常数月至1年），打印量较低（通常低于5000页）
- 外观基本全新，可能有轻微展示痕迹
- 部分展示机仍在厂家保修期内
- 租赁商采购成本低于全新机，高于二手机
二手机（翻新机/再制造机）：
- 企业使用过的设备，经租赁商回收后检测、清洁、更换易损件后再次出租
- 使用时间较长（通常1至5年），打印量较高（通常1万至20万页）
- 外观可能有轻微磨损，但功能正常
- 已过厂家保修期，由租赁商自行提供保修
- 租赁商采购成本最低
需要注意的是，市场上有些租赁商将"翻新机"包装成"展示机"或"九成新"，企业应通过打印计数器和设备序列号核实真实使用情况。
二、性能与质量对比
打印质量：
- 全新机：出厂状态最佳，打印清晰度高，无底色和划痕，色彩还原准确
- 展示机：与全新机差异极小，短期使用对打印质量几乎无影响
- 二手机：取决于原使用强度和翻新质量。保养良好的二手机打印质量可接近全新机；高强度使用的二手机可能出现定影不牢、色彩偏差、底灰等问题
故障率：
- 全新机：故障率最低，前1至2年几乎无故障（磨合期除外）
- 展示机：故障率接近全新机，短期使用后主要部件仍处于寿命早期
- 二手机：故障率高于全新机，尤其是定影器、进纸轮、硒鼓等易损件可能接近寿命终点。但经过专业翻新（更换易损件）的二手机，故障率可控制在可接受范围
耗材寿命：
- 全新机：所有耗材和部件均为全新，寿命完整
- 展示机：耗材有少量消耗，但剩余寿命仍较长
- 二手机：耗材和部件已有不同程度消耗，更换频率高于全新机。但全包租赁模式下，耗材由租赁商承担，对企业无直接影响
使用寿命：
- 全新机：预期使用寿命5至8年（正常维护下）
- 展示机：预期使用寿命4至7年
- 二手机：预期使用寿命3至5年（从租赁时算起），具体取决于已使用年限和翻新质量
环保与合规：
- 全新机：符合最新能效标准（GB 21521—2014），能效等级较高
- 展示机：与全新机相同
- 二手机：可能是旧型号，能效等级较低，耗电量高于新型号。部分老旧型号可能不符合当前能效标准
三、成本对比
以中端黑白复合机（35ppm，含5000张印量包，全包服务）为例，三种成色的月租对比（估算值）：
三年总成本对比（按月租中位数计算）：
- 全新机：475元×36个月=17100元
- 展示机：400元×36个月=14400元，节省2700元
- 二手机：300元×36个月=10800元，节省6300元
二手机比全新机三年节省约6300元，差异可观。但需考虑以下隐性成本：
隐性成本一：停机损失
- 二手机故障率高，停机时间多，影响工作效率
- 按每年多停机2天、20人团队、每人每天损失200元计算，年损失约8000元
- 三年停机损失可能远超租金节省
隐性成本二：打印质量问题
- 二手机可能出现打印质量不稳定，重要文档需重打
- 浪费纸张和时间，影响企业形象
隐性成本三：服务响应差异
- 低价二手机方案的服务商可能服务能力较弱，响应慢
- 维修等待时间长，进一步增加停机损失
综合成本评估：
- 全新机：租金高，但停机损失低，综合成本可控
- 展示机：租金略低，性能接近全新，综合性价比最高
- 二手机：租金低，但停机损失和服务风险可能抵消租金节省
对于印量大、设备依赖度高的企业，全新机或展示机的综合成本可能低于二手机。
四、适用场景分析
全新机适合：
- 对打印质量要求高的企业（设计、广告、法律、金融）
- 印量大、设备依赖度高的企业（月印10000张以上）
- 对设备稳定性要求高的关键部门（财务、生产计划）
- 客户来访频繁，需要展示企业形象的前台和接待区
- 预算充足，追求长期稳定的企业
展示机适合：
- 希望降低成本，但对设备质量有要求的企业
- 中等印量（月印3000至10000张）的企业
- 对价格敏感，但不愿承担二手机风险的企业
- 大多数普通办公场景，展示机是性价比最优选择
二手机适合：
- 预算有限的初创企业和小微企业
- 印量小（月印3000张以下），设备使用频率低
- 临时项目或短期办公（1年以内）
- 对打印质量要求不高的内部使用场景
- 有备用设备，单台故障不影响整体运作的企业
不建议选二手机的场景：
- 月印量超过10000张（二手机超负荷运行故障率急剧上升）
- 彩色打印质量要求高（二手机彩色成像部件老化明显）
- 无人管理的远程办公点（故障后难以及时处理）
- 对数据安全要求高的场景（二手机硬盘可能有数据残留风险）
五、如何核实设备成色
企业在签订租赁合同前，应核实设备的真实成色，避免被"包装成色"误导：
方法一：查看打印计数器
- 进入设备管理界面，查看总打印页数
- 全新机计数器应为0或接近0（出厂测试页）
- 展示机计数器通常低于5000页
- 二手机计数器通常超过10000页，部分高达数十万页
- 注意：部分不良商家可能重置计数器，需结合其他方法判断
方法二：检查设备序列号
- 记录设备序列号，联系厂家或授权服务商查询出厂日期和保修状态
- 全新机：出厂日期在6个月以内，保修有效
- 展示机：出厂日期6至18个月，可能仍在保修期
- 二手机：出厂日期超过18个月，通常已过保修
方法三：外观检查
- 全新机：无任何使用痕迹，包装完整，配件齐全
- 展示机：外观基本全新，可能有轻微划痕或灰尘
- 二手机：可能有明显磨损、划痕、泛黄，出纸托盘和按键有使用痕迹
方法四：打印测试页
- 打印测试页，检查打印质量
- 全新机：清晰锐利，无底色，色彩准确
- 二手机：可能有底灰、线条不直、色彩偏差等问题
方法五：合同明确约定
- 在合同中明确设备成色（全新/展示/二手）
- 约定设备型号、序列号、出厂日期、总打印量
- 约定成色不符的违约责任（如更换设备或减免租金）
- 口头承诺无效，所有内容必须写入合同
六、合同要点
无论选择哪种成色，合同中应明确以下与成色相关的条款：
设备信息：
- 品牌、型号、配置（输稿器、纸盒、双面器等）
- 成色（全新/展示/二手）
- 序列号、出厂日期、总打印量
- 交付时设备状态确认（双方签字）
性能保证：
- 打印质量标准（无明显底灰、线条清晰、色彩准确）
- 故障率承诺（如每月故障不超过X次）
- 故障停机时间限制（如每月累计不超过X小时）
服务标准：
- 响应时效（建议4工作小时内上门）
- 修复时效（建议24小时内）
- 备用机 provision（无法修复时X小时内提供）
- 定期保养频率（建议每月1次）
更换条款：
- 设备频繁故障（如每月超过3次）时，租赁商应免费更换同档次或更高档次设备
- 更换设备的成色不应低于原设备
- 更换期间提供备用机
到期处理：
- 设备归还时的状态确认（正常磨损不扣费）
- 押金退还条件和时限
- 续租时设备成色的约定（可要求更换新设备）
七、品牌与成色
京瓷（KYOCERA）： ECOSYS系列长寿命耗材设计，二手机的剩余寿命通常优于其他品牌，因为硒鼓和定影器寿命长，即使使用数年仍有较多剩余寿命。京瓷二手机的可靠性相对较高。
富士胶片（Fuji Xerox）： 前身富士施乐，设备耐用性好，中高速机型的二手机市场流通量大，翻新供应链成熟。彩色机型的成像部件寿命较长，二手机彩色质量相对稳定。
惠普、佳能、理光、夏普的二手机也各有特点，但不同品牌的耐用性和翻新质量差异较大。办公室租打印机，选品牌不如选靠谱的租赁商，租赁商的翻新质量和服务能力比品牌更重要。
能效方面，根据GB 21521—2014《复印机、打印机和传真机能效限定值及能效等级》，复合机能效分为3级，1级最高。全新机和展示机通常能效等级较高，二手机可能是旧型号，能效等级较低，长期使用电费差异需考虑。
八、租复印机多少钱一个月？
综合成色因素，市场参考价格（中端黑白复合机，35ppm，含5000张，全包）：
- 全新机：400至550元/月
- 展示机：350至450元/月
- 二手机：250至350元/月
彩色机比同档黑白机贵30%至80%，高速机比中速机贵50%至100%。
企业应综合评估租金、停机损失、服务质量，而非仅看月租数字。
结语
复印机租赁设备成色的选择本质是成本与风险的权衡。全新机稳定但贵，二手机便宜但风险高，展示机是大多数企业的性价比最优选择。企业应根据印量、打印质量要求、预算和设备依赖度选择合适成色，签订合同时明确设备信息和性能保证，通过计数器和序列号核实真实成色。
