上次说了5个90%行政不知道的会议室系统用处，很多人看完说"还有这功能？我怎么不知道"。
其实COFFICE的功能，远不止这些。
做了这么多年会议室系统，我们发现一个有意思的现象——很多公司买了系统，用到的功能可能只有30%。剩下70%的功能，就藏在后台的某个角落，没人去点，没人去试。
不是这些功能没用，是你不知道它们能用、用来干嘛。
今天再说5个隐藏功能，看看你用过几个。
用处一：周期会议，设一次管一个月
行政每周要花多少时间约例会？
部门周会、管理层周会、全员大会、项目例会……
少的三五个，多的十几个。每个星期，你都要重复一遍——选时间、选房间、加参会人、发通知。
时间都一样，房间都一样，人也都一样，但你每周都得手动约一遍。
为什么？因为Excel不能自动重复，群里说一声也不能自动重复。
用了COFFICE以后，这事不用你每周操心了。
周期会议功能，设一次就行：
- 按天/周/月重复：每天的站会、每周的周会、每月的月会，想怎么重复怎么重复。设好结束日期，比如设到年底，它就一直自动约下去。
- 节假日自动跳过：国庆、春节、周末，系统自动跳过，不会傻乎乎地在放假那天也约个会。不用你手动调。
- 改一次全同步：周会改时间了？不用一场一场改，改这一场，后面所有的自动同步。参会人变了？加一个减一个，后面的也自动同步。
你可能会说"不就每周约一次吗，能花多少时间"。
一个例会约一次花2分钟，10个例会就是20分钟。一个月4周就是80分钟。一年下来就是十几个小时。这些时间，干点啥不好？
在哪设？预约会议的时候 → 重复选项 → 选择每天/每周/每月 → 设置重复次数或结束日期。搞定。
武汉有个电商公司的行政说，她之前每周一早上第一件事就是约各种例会，要花20多分钟。用了周期会议以后，每个季度只需要设一次，5分钟搞定。她说"感觉每周多睡了20分钟"。
能自动的事，就别手动。
用处二：电子门牌双侧LED灯带显示，实时显示会议状态
你有没有遇到过这种情况：
着急找个会议室，走到门口推开门，发现里面坐满了人，正在开会。
一屋子人都看向你，你尴尬地说"不好意思走错了"，然后退出来。
社死现场。
更尴尬的是，人家在开很重要的会，比如客户会、绩效谈话，你推门进去，打断了人家的思路，也泄露了不该听的内容。
为什么会这样？因为你不知道里面有没有人。门关着，你猜不出来。
用了COFFICE电子门牌以后，这事不用猜了。
门牌自带双侧LED灯带，老远就能看到状态：
- 红色灯带=使用中：会议室正在开会，灯带是红色的。走廊尽头就能看见红灯亮着，你就知道里面有人，不用走过去推门了。
- 绿色灯带=空闲中：会议室空着，灯带是绿色的。看到绿灯，直接进去就行，不用怕撞破人家的会。
- 黄色灯带=即将开始：下一场会议快开始了，灯带变成黄色。提醒你——这间房马上有人用了，别进去。
- 双侧灯带设计：门牌的左右两侧都有灯带，不管你从走廊哪头走过来，都能看到灯光状态。不用走到正对面才能看见。
别小看这个灯带提示，它解决的是一个特别高频的痛点——推门社死。
我们客户里有个销售总监说，他以前每周至少推门推错3次，每次都尴尬得想找个地缝钻进去。装了带灯带的门牌以后，他老远看一眼灯光颜色就知道能不能进，再也没推错过。
灯光亮度和颜色都能在后台调——喜欢亮一点还是暗一点，红色正一点还是深一点，你说了算。
在哪设？后台 → 门牌屏管理 → 显示设置 → LED灯带设置。可以调亮度、颜色、闪烁频率。
武汉有个公司，之前员工经常推门打断会议，特别是客户来的时候，特别不专业。装了带灯带的电子门牌以后，大家看灯光走，推门打扰的事几乎没有了。他们前台说"客户都夸你们公司挺正规的，每间房门口都有灯带显示状态"。
一个灯带小细节，体验差很多。
用处三：不同房间不同规矩，不用一刀切
很多公司的会议室规则是一刀切的。
所有房间——最少半小时起约、最多两小时、都要签到、都不用审批、提前7天能约。
听起来很公平，但用起来别扭。
为什么？
小会议室，两个人开个20分钟的小会，你让他约半小时？他觉得麻烦，干脆不约了，找个工位聊。结果小会议室利用率上不去。
大会议室，十来个人开个重要的会，你让他最多约两小时？两小时不够啊，他只能约两场连起来，中间留个空，别人也用不了。
VIP会议室，谁都能约，结果内部周会占着VIP室，客户来的时候反而没房。
问题出在哪？出在一刀切。不同的房间，就该有不同的规矩。
COFFICE每个会议室都能独立设置规则，想怎么设怎么设：
- 时长不一样：小房间15分钟起约，最多1小时——适合快速沟通。大房间30分钟起约，最多4小时——适合正式会议。培训室半天起约——适合长时间培训。
- 签到要求不一样：小房间可以免签到——反正就两三个人，签不签无所谓。大房间必须签到——人多了容易爽约，签到才能自动释放。
- 审批不一样：普通房间不用审批——谁都能约。VIP房间必须审批——留给重要客户和重要会议。
- 提前预约天数不一样：普通房间提前7天能约——早约早安心。VIP房间只能提前3天约——防止有人提前很久占着重要的房。
你可能会说"设这么细，会不会太麻烦了"。
其实一点都不麻烦。每间房的设置也就三五项，花5分钟设完，以后就不用管了。但效果很明显——小房间利用率上去了，大房间不会被拆成两场约，VIP房间留给了真正重要的会。
在哪设？后台 → 会议室管理 → 选中某间房 → 预约设置。每间房独立配置，互不影响。
武汉有个公司，3间会议室，之前规则都一样——最少半小时、最多两小时。结果小房间利用率只有40%（因为15分钟的会大家懒得约），大房间又经常不够用（因为重要的会两小时不够）。后来他们给三间房设了不同规则——小房间15分钟起约、最多1小时；中房间30分钟起约、最多3小时；大房间1小时起约、不限时长。调整完第一个月，整体利用率就从55%涨到了70%。
规矩不是越严越好，是越合适越好。
用处四：人员去向，找人不用打电话问
前台最常被问的一句话是什么？
"张总在吗？"
"李经理今天来不来公司？"
"王工去哪了，我找他有事。"
客户问、快递问、员工问、甚至老板也问。
前台怎么回答？打电话问？发微信等回复？跑去工位看一眼？
都不现实。打电话不接怎么办？发微信不回怎么办？跑去工位没人，你也不知道他去哪了。
用了COFFICE以后，找人变得简单了。
人员去向看板，谁在哪一目了然：
- 自动同步会议状态：只要在COFFICE里约了会，这个人的状态自动变成"会议中"，还显示在哪个会议室。不用他手动改。
- 和考勤联动：跟考勤系统打通以后，今天有没有打卡、到没到公司，自动显示。前台不用再跑去看考勤记录。
- 手动设置外出/出差：员工自己可以在小程序里设外出、出差、请假状态。设完以后，看板上自动更新。谁都能看到他今天在不在。
- 前台大屏展示：前台放个平板或者大屏，所有人的去向一目了然。有人来找谁，看一眼就知道在不在、在哪。不用问前台。
这个功能对前台来说太实用了——之前一天要被问几十次"某某在不在"，现在好了，人家自己看大屏，或者前台看一眼就答上来了。不用打电话、不用发微信、不用跑工位。
在哪开？后台 → 人员管理 → 人员去向 → 开启功能。前台看板在大屏管理里配置。
武汉有个公司的前台说，没上这个功能之前，她每天至少要回答30次"某某在吗"，回答得口干舌燥。上了人员去向以后，大家来了自己看大屏，或者问的时候她瞟一眼大屏就答上来了。她说"一天少说好多话，嗓子都舒服多了"。
找人这事，看得见就不用问。
用处五：大厅综合屏，一块屏顶半个前台
很多公司前台或者走廊，会有一块大屏。
但这块屏用来干嘛了？
放公司宣传片——没人看。
放欢迎语——只有接待重要客户的时候才换一下。
大部分时间，这块屏就是个摆设。几千块钱买的屏，利用率极低。
其实这块屏，可以变得非常有用。
COFFICE的大厅综合屏功能，把大屏变成会议室总览看板：
- 所有会议室一目了然：大屏上显示所有会议室的状态——哪间在用、哪间空闲、哪间马上要开始。颜色区分，一眼就能看明白。
- 当天会议总览：今天有多少场会、分别在哪个房间、什么时间，列得清清楚楚。员工路过看一眼就知道自己的会在哪、几点开始。
- 欢迎语自定义：有重要客户来，可以在大屏顶部显示欢迎语。客户一进门就看到"欢迎XX公司莅临指导"，面子给得足足的。
- 公司公告轮播：放假通知、团建通知、重要提醒，都可以在大屏上轮播。大家路过就能看到，不用你在群里发一遍又一遍。
这块屏的作用，不止是好看。它相当于把"会议室查询"这个功能，从手机搬到了公共空间。不用掏手机、不用找小程序，抬头看一眼就知道。
特别是有访客的时候——客户来了，一看大屏上所有会议室清清楚楚，第一印象就是"这家公司挺正规的"。
在哪开？后台 → 大屏管理 → 大厅综合屏 → 设置显示内容和布局。找个闲置的平板或者电视，打开网页就能用。
武汉有个公司，前台放了个55寸的大屏，之前一直循环放公司宣传片，没人看。装了大厅综合屏以后，这块屏变成了全公司利用率最高的屏之一——员工路过看一眼、客户来了看一眼、老板经过也看一眼。行政说"感觉几千块的屏终于派上用场了"。
一块屏用对了地方，能顶半个人。
好系统的标准：你想到的它都有，你没想到的它也有
这两篇加起来10个隐藏功能，你用过几个？
说实话，很多公司买了COFFICE，用了一两年，可能有一半的功能都没点开过。
不是功能不好用，是你不知道有这些功能，也不知道这些功能能帮你解决什么问题。
但只要你愿意花10分钟去后台点点看看，说不定就能发现一个功能，帮你省下每周几小时的时间。
这也是我们做COFFICE的初衷——不是堆一堆功能让你眼花缭乱，而是每一个功能，都对应一个行政真实会遇到的痛点。
你遇到的问题，我们早想到了，也做好了解决方案。就等你去发现。
建议你今天抽10分钟，打开COFFICE后台，随便点点看看。说不定就能发现一个"还有这功能？"的惊喜。
发现了，记得回来谢我。
